Угода про обробку персональних даних (DPA)
сервіс еОбіг
Редакція від: 5 серпня 2026 року
Розміщення: https://eobig.com/dpa
Преамбула
Угода укладається між ТОВАРИСТВОМ З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «ЕЛЕКТРОННИЙ ОБІГ» (код ЄДРПОУ 46191111, Україна, 04077, місто Київ, вулиця Дніпроводська, будинок 1а, офіс 1), далі — Розпорядник, та особою, яка використовує сервіс еОбіг, далі — Володілець; разом — Сторони.
Угода є невід'ємною частиною Умов використання (https://eobig.com/terms) і вважається укладеною одночасно з прийняттям Умов використання в порядку статті 634 Цивільного кодексу України. Угода застосовується з моменту першої обробки Розпорядником персональних даних третіх осіб за дорученням Володільця.
Угода укладається на виконання Закону України «Про захист персональних даних» № 2297-VI (далі — Закон), зокрема статей 4, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 21, 24 і 29.
Сервіс орієнтований на ринок України; Регламент (ЄС) 2016/679 (GDPR) до діяльності Розпорядника не застосовується. Терміни «володілець» і «розпорядник» вживаються у значенні Закону.
Простими словами: ваші договори, акти й рахунки майже завжди містять чужі персональні дані — ПІБ контрагента, паспортні дані, податкові номери. Коли ви завантажуєте їх до еОбігу або фотографуєте чийсь паспорт для розпізнавання, господарем цих даних залишаєтеся ви. Ми обробляємо їх на ваше замовлення. Цей документ фіксує, що ми зобов'язані робити, а чого не маємо права.
1. Визначення
Персональні дані — відомості про фізичну особу, ідентифіковану або яку можна конкретно ідентифікувати (стаття 2 Закону).
Володілець персональних даних (Володілець) — Користувач Сервісу, який визначає мету обробки персональних даних третіх осіб, склад цих даних і процедури обробки.
Розпорядник персональних даних (Розпорядник) — ТОВ «електронний Обіг».
Користувач, Документ Користувача, Функції ШІ, Результат ШІ, Контрагент, Компанія, Зовнішнє підписання — мають значення, визначені в Умовах використання.
Суб'єкт даних — фізична особа, чиї персональні дані містяться в Документах Користувача або обробляються у зв'язку з їх передаванням і підписанням.
Суброзпорядник — третя особа, залучена Розпорядником до обробки персональних даних Володільця.
Інцидент — порушення безпеки, що призвело до випадкового або незаконного знищення, втрати, зміни, несанкціонованого розкриття або доступу до персональних даних.
2. Розподіл ролей
2.1. Щодо персональних даних третіх осіб, що містяться в Документах Користувача або обробляються у зв'язку з їх передаванням, підписанням і зберіганням, Володілець діє як володілець, а Розпорядник — як розпорядник.
2.2. Щодо персональних даних самого Володільця та користувачів його Компанії як клієнтів Сервісу (реєстраційні, платіжні, технічні дані, дані сеансу) Розпорядник діє як самостійний володілець; ці відносини регулюються Політикою конфіденційності.
2.3. Щодо технічних журналів безпеки (IP-адреса, дата й час, тип браузера й операційної системи, код відповіді) Розпорядник діє як самостійний володілець на підставі законного інтересу у забезпеченні безпеки й доступності Сервісу. Ці журнали не містять вмісту Документів Користувача.
2.4. Журнал подій документа (аудит) — відомості про те, хто, коли і яку дію вчинив із документом, — ведеться Розпорядником за дорученням Володільця як складова частина послуги забезпечення юридично значущого документообігу й підпадає під цю Угоду.
2.5. Розпорядник не визначає мети та способів обробки даних, зазначених у пункті 2.1, і не використовує їх для власних цілей.
2.6. Якщо Розпорядник вийде за межі доручення й почне самостійно визначати мету обробки, він у цій частині вважатиметься володільцем і нестиме відповідну відповідальність.
2.7. Кілька володільців в одному ланцюжку. Коли документ надсилається Контрагентові, який також є Користувачем Сервісу, кожна зі сторін обміну є самостійним володільцем щодо даних, які вона обробляє у власних цілях. Розпорядник залишається розпорядником для обох.
2.8. Володілець — фізична особа. Якщо Володільцем є фізична особа, яка використовує Сервіс виключно для непрофесійних особистих чи побутових потреб, положення розділу 12.2 застосовуються до неї лише в частині, що не суперечить статті 25 Закону, яка виводить таку обробку з-під дії Закону.
3. Предмет, характер, мета та тривалість обробки
3.1. Предмет — персональні дані третіх осіб, що містяться в Документах Користувача, у зображеннях, переданих на розпізнавання, у даних Контрагентів і осіб, залучених до Зовнішнього підписання.
3.2. Характер — автоматизована обробка: зберігання, структурування, зміна, відображення, передавання адресатові, обробка Функціями ШІ на вимогу Володільця, забезпечення накладання й перевірки електронного підпису, ведення журналу подій, пошук, вивантаження.
3.3. Мета — надання Володільцеві функціональності електронного документообігу.
3.4. Тривалість — протягом строку використання Сервісу Володільцем і строку зберігання документів, визначеного розділом 11.
3.5. Детальний опис — Додаток 1.
4. Обробка виключно за інструкціями Володільця
4.1. Розпорядник обробляє персональні дані виключно за документованими інструкціями Володільця.
4.2. Документованими інструкціями вважаються:
4.2.1. ця Угода та Умови використання;
4.2.2. документація Сервісу в редакції, чинній на момент вчинення відповідної дії; Розпорядник зберігає попередні редакції та надає їх на письмовий запит протягом 10 робочих днів;
4.2.3. фактичні дії Володільця та користувачів його Компанії у Сервісі — завантаження, створення, редагування, надсилання документа, виклик Функції ШІ, ініціювання Зовнішнього підписання, звернення до API; кожна така дія є окремою інструкцією;
4.2.4. письмові вказівки, надіслані на legal@eobig.com і прийняті Розпорядником.
4.3. Функції ШІ виконуються лише за прямою інструкцією. Розпорядник не передає Документи Користувача до систем штучного інтелекту з власної ініціативи. Виклик Функції ШІ Володільцем є його інструкцією на передавання відповідного змісту, у тому числі — для операцій зовнішнього каналу — на транскордонну передачу в порядку розділу 10.
4.4. Розпорядник обробляє дані поза інструкціями лише коли цього вимагає законодавство України, повідомляючи Володільця до початку обробки, крім випадків, коли повідомлення заборонене законом.
4.5. Розпорядник негайно повідомляє Володільця, якщо інструкція, на його думку, суперечить законодавству, і має право призупинити її виконання.
5. Зобов'язання Розпорядника
5.1. Не використовувати дані для власних цілей — зокрема не аналізувати зміст Документів Користувача для маркетингу, продуктової аналітики чи профілювання.
5.2. Не використовувати Документи Користувача для навчання моделей штучного інтелекту й договірно вимагати того самого від суброзпорядників.
5.3. Не здійснювати систематичного моніторингу змісту Документів Користувача. Доступ працівників до змісту документів можливий лише: за зверненням Володільця у межах технічної підтримки; для усунення конкретного технічного збою; на виконання законної вимоги уповноваженого органу. Кожен такий доступ журналюється.
5.4. Забезпечити конфіденційність — особи, уповноважені на обробку, беруть зобов'язання про нерозголошення, чинні після припинення відносин (стаття 10 Закону).
5.5. Вживати заходів безпеки, визначених Додатком 2.
5.6. Не передавати даних третім особам інакше, ніж у порядку розділу 6, або на виконання законної вимоги.
5.7. Сприяти Володільцеві у реагуванні на звернення суб'єктів даних (розділ 7) і в забезпеченні безпеки обробки.
5.8. Повідомляти про Інциденти у порядку розділу 8.
5.9. Забезпечити переносимість — надати Володільцеві технічну можливість будь-коли вивантажити документи разом із підписами й журналом подій, без створення технічних перешкод.
5.10. Обмежити транскордонну передачу випадками, визначеними розділом 10.
6. Суброзпорядники
6.1. Володілець надає загальний дозвіл на залучення суброзпорядників за умови дотримання цього розділу.
6.2. Розпорядник:
6.2.1. укладає з кожним суброзпорядником договір із зобов'язаннями не менш суворими, ніж у цій Угоді;
6.2.2. залишається повністю відповідальним перед Володільцем за дії суброзпорядників як за власні;
6.2.3. залучає лише тих, хто надає достатні гарантії належних технічних і організаційних заходів.
6.3. Актуальний перелік — Додаток 3, підтримується за адресою https://eobig.com/dpa.
6.4. Порядок зміни. Про намір залучити нового суброзпорядника, замінити наявного або змінити юрисдикцію обробки Розпорядник повідомляє Володільця електронною поштою та оновленням Додатка 3 не менш ніж за 30 календарних днів.
6.5. Право заперечення. Володілець має право протягом 15 календарних днів надіслати вмотивоване заперечення на legal@eobig.com. Сторони добросовісно шукають рішення — зокрема шляхом відмови Володільця від використання відповідної функції. Якщо рішення не знайдено, Володілець має право припинити використання Сервісу; кошти за невикористані Токени повертаються безумовно, протягом 10 робочих днів з дня отримання відповідної заяви, незалежно від пункту 5.7 Умов використання.
6.6. Спеціальне правило для надавачів послуг штучного інтелекту. Володілець має можливість не залучати цих суброзпорядників взагалі — достатньо не використовувати Функції ШІ. Решта функціональності Сервісу від цього не залежить.
7. Сприяння у реалізації прав суб'єктів даних
7.1. Права суб'єктів даних, передбачені статтею 8 Закону, реалізуються щодо Володільця.
7.2. Якщо суб'єкт даних звертається безпосередньо до Розпорядника, Розпорядник не відповідає по суті самостійно, переадресовує звернення Володільцеві протягом 5 робочих днів і повідомляє про це заявника.
7.3. Розпорядник надає Володільцеві розумне сприяння: технічну можливість знайти документ, змінити або видалити його, вивантажити відомості про обробку, надати виписку з журналу подій.
7.4. Розпорядник не має права самостійно змінювати або видаляти зміст Документів Користувача на вимогу суб'єкта даних — це виключне рішення Володільця.
7.5. Сприяння надається безоплатно, крім випадків явно надмірного обсягу звернень; тоді Сторони погоджують вартість окремо.
8. Інциденти
8.1. Розпорядник повідомляє Володільця про Інцидент без невиправданої затримки, але не пізніше 72 годин з моменту виявлення. Цей строк встановлено договірно як підвищений стандарт; чинний Закон такого строку прямо не встановлює.
8.2. Повідомлення надсилається на адресу електронної пошти Володільця, зазначену в Обліковому записі, і містить: опис характеру Інциденту; категорії та орієнтовну кількість зачеплених суб'єктів даних і записів; ймовірні наслідки; вжиті або запропоновані заходи; контактні дані для отримання додаткової інформації.
8.3. Якщо надати всю інформацію одночасно неможливо, вона надається поетапно.
8.4. Розпорядник документує всі Інциденти та вжиті заходи й надає документацію Володільцеві на запит.
8.5. Обов'язок повідомити наглядовий орган і суб'єктів даних покладається на Володільця; Розпорядник надає сприяння.
8.6. Про Інцидент у суброзпорядника Розпорядник повідомляє Володільця у той самий строк, що й про власний.
9. Підтвердження відповідності та аудит
9.1. Розпорядник надає на письмовий запит інформацію, необхідну для підтвердження виконання Угоди.
9.2. Володілець має право проводити перевірку не частіше одного разу на 12 місяців, крім випадків після Інциденту або на вимогу уповноваженого державного органу.
9.3. Умови перевірки: письмове повідомлення за 30 календарних днів; погодження обсягу, строків і порядку; підписання перевіряльниками зобов'язання про нерозголошення; непорушення роботи Сервісу та конфіденційності даних інших клієнтів.
9.4. Розпорядник має право задовольнити запит наданням актуального звіту незалежного аудитора, сертифіката відповідності або заповненої анкети з питань безпеки, якщо вони розумно охоплюють предмет перевірки.
9.5. Витрати несе Володілець, крім випадків виявлення істотного порушення Угоди Розпорядником.
10. Місце обробки та транскордонна передача
10.1. Основна обробка — в Україні. Сервери, база даних, архів документів і резервні копії розміщені на території України.
10.2. Транскордонна передача здійснюється в одному випадку — при використанні Володільцем Функцій ШІ, що виконуються зовнішнім каналом (Додаток 1, пункт 1.5). До надавачів послуг штучного інтелекту, розміщених за межами України, передається зміст відповідного документа або зображення.
10.3. Правова підстава передачі. Стаття 29 Закону передбачає два самостійні шляхи, і Сторони чітко їх розмежовують.
10.3.1. Частина друга статті 29 — держави з належним захистом. Передача до держав — членів Європейського економічного простору та держав, що є сторонами Конвенції ETS № 108, здійснюється без додаткової підстави. Розпорядник надає перевагу надавачам, які забезпечують обробку в таких державах, і закріплює це договірно, включно із забороною подальшого передавання за їх межі.
10.3.2. Частина четверта статті 29 — інші держави. Якщо обробка здійснюється в державі, що не належить до зазначених у підпункті 10.3.1, — зокрема у Сполучених Штатах Америки, — передача можлива виключно за наявності підстави, передбаченої частиною четвертою статті 29 Закону, а саме однозначної згоди суб'єкта персональних даних (пункт 1) та/або гарантій володільця щодо невтручання в особисте життя (пункт 5).
Обов'язок отримання такої згоди покладається на Володільця (підпункт 12.2.3). Розпорядник не має контакту із суб'єктами даних і не може її отримати.
10.3.3. Стандартні договірні положення, зобов'язання про заборону навчання моделей і обмеження строку зберігання застосовуються Розпорядником як додатковий договірний захист, а не як самостійна правова підстава передачі за Законом.
10.3.4. Механізм отримання підстави. Перед першим викликом Функції ШІ Сервіс відображає Володільцеві повідомлення про передачу за межі України та отримує від нього підтвердження наявності правової підстави щодо всіх осіб, чиї дані містяться в документі (пункт 6.10 Умов використання). Надання такого підтвердження є інструкцією Володільця на транскордонну передачу.
10.4. Розпорядник договірно забезпечує, щоб надавачі послуг штучного інтелекту:
10.4.1. не використовували передані дані для навчання моделей;
10.4.2. не зберігали вміст запитів довше, ніж потрібно для формування відповіді та короткострокового контролю зловживань;
10.4.3. не використовували дані у власних цілях і не передавали їх далі, крім випадків, передбачених законом.
10.5. Володілець контролює цю передачу. Не використовуючи Функції ШІ, Володілець повністю виключає транскордонну передачу своїх даних через Сервіс.
10.6. Перелік надавачів із зазначенням держави розміщення — Додаток 3.
10.7. Про зміну юрисдикції обробки Розпорядник повідомляє в порядку пункту 6.4.
10.8. Запити іноземних державних органів. Розпорядник договірно зобов'язує надавачів послуг штучного інтелекту: повідомляти про обов'язкові запити іноземних державних органів, де це дозволено правом відповідної держави; оскаржувати надмірні або необґрунтовані запити; розкривати мінімально необхідний обсяг даних. Про будь-який такий запит, що стосується даних Володільця, Розпорядник невідкладно інформує Володільця, крім випадків, коли це заборонено законом. Розпорядник оприлюднює узагальнену статистику отриманих запитів не рідше одного разу на рік.
11. Строк дії та наслідки припинення
11.1. Угода діє протягом строку використання Сервісу Володільцем.
11.2. Після припинення надання послуг Розпорядник забезпечує Володільцеві можливість вивантажити документи протягом 90 календарних днів, повідомивши про майбутнє видалення не менш ніж за 30 днів.
11.3. Після спливу цього строку Розпорядник знищує персональні дані, що обробляються за цією Угодою, та наявні копії, крім випадків, коли зберігання вимагається законодавством України. Резервні копії знищуються за спливом встановленого циклу перезапису.
11.4. Якщо Володілець не повідомив свого вибору щодо повернення або знищення даних, дані знищуються після спливу 90-денного строку, встановленого пунктом 11.2. Мовчання Володільця не скорочує цього строку.
11.5. На письмовий запит Розпорядник надає підтвердження виконання пунктів 11.3 і 11.4 протягом 30 календарних днів.
11.6. Після припинення зберігають чинність пункти 5.1, 5.2, 5.4 та розділи 8, 9, 10, 11 і 12.
12. Відповідальність
12.1. Кожна Сторона відповідає в межах власних обов'язків за цією Угодою та Законом.
12.2. Володілець самостійно відповідає за:
12.2.1. наявність правової підстави для обробки персональних даних третіх осіб, що містяться в його документах, і для передавання їх Розпорядникові;
12.2.2. інформування суб'єктів даних про обробку в порядку та строки, встановлені статтею 12 Закону — зокрема протягом 30 робочих днів, якщо дані зібрано не в суб'єкта, що стосується осіб, залучених до Зовнішнього підписання, осіб, які заповнюють шаблон за посиланням, та осіб, чиї дані розпізнано із зображень; а також за виконання обов'язку за статтею 21 Закону;
12.2.3. отримання однозначної згоди суб'єкта персональних даних на транскордонну передачу відповідно до пункту 1 частини четвертої статті 29 Закону — до першого виклику Функції ШІ щодо документа чи зображення, що містять дані такого суб'єкта, якщо передача здійснюється до держави, зазначеної в підпункті 10.3.2;
12.2.3-1. правомірність передавання Розпорядникові зображень документів, що посвідчують особу, для розпізнавання текстових реквізитів;
12.2.4. законність і правомірність своїх інструкцій, зокрема виклику Функцій ШІ щодо конкретного документа;
12.2.5. розподіл прав доступу всередині своєї Компанії та дії її користувачів;
12.2.6. правомірність надсилання документів Контрагентам і особам, залученим до Зовнішнього підписання, та за інформування таких осіб;
12.2.7. правомірність обробки персональних даних неповнолітніх, зокрема за отримання згоди законних представників там, де вона потрібна;
12.2.8. дотримання строків зберігання документів, встановлених законодавством про бухгалтерський облік та архівну справу;
12.2.9. повідомлення Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини про обробку персональних даних, що становить особливий ризик, у випадках і порядку, передбачених статтею 9 Закону. Розпорядник такого повідомлення за Володільця не подає;
12.2.10. використання Результату ШІ для ухвалення рішень щодо фізичних осіб — зокрема при доборі контрагентів, кандидатів чи оцінці ризиків. Такі рішення можуть кваліфікуватися як автоматизовані у розумінні пункту 7 частини другої статті 8 Закону; Володілець зобов'язаний забезпечити суб'єктові даних право на людський перегляд такого рішення.
12.3. Сукупна відповідальність Розпорядника за цією Угодою обмежується сумою, визначеною пунктом 15.1 Умов використання. Обмеження не застосовується до:
12.3.1. умисних порушень і грубої необережності Розпорядника;
12.3.2. сум, стягнутих із Володільця наглядовим органом або судом унаслідок доведеного порушення цієї Угоди Розпорядником;
12.3.3. випадків, коли обмеження заборонене імперативними нормами.
12.4. Володілець відшкодовує Розпорядникові документально підтверджені збитки, спричинені порушенням пункту 12.2. Це положення не застосовується до Володільця, який є споживачем у розумінні розділу 21 Умов використання.
13. Прикінцеві положення
13.1. Застосовується матеріальне право України.
13.2. У разі суперечності з Умовами використання щодо обробки персональних даних переважну силу має ця Угода, крім питань відповідальності, які регулюються пунктом 12.3 цієї Угоди у поєднанні з розділом 15 Умов.
13.3. Розпорядник має право вносити зміни до цієї Угоди, оприлюднюючи нову редакцію не менш ніж за 30 календарних днів до набрання нею чинності та повідомляючи Володільця електронною поштою. Зміни, що зменшують рівень захисту персональних даних або розширюють обсяг транскордонної передачі, не застосовуються без прямої згоди Володільця й не поширюються на документи, завантажені до набрання ними чинності.
13.4. Володілець, який потребує підписаного примірника на папері або з накладенням кваліфікованого електронного підпису, надсилає запит на legal@eobig.com.
13.5. Додатки 1, 2 і 3 є невід'ємними частинами Угоди.
Додаток 1. Опис обробки персональних даних
1.1. Категорії суб'єктів даних
- контрагенти Володільця та їхні представники;
- працівники, підрядники й посадові особи Володільця;
- фізичні особи, зазначені як сторони, підписувачі, поручителі, свідки чи інші учасники у Документах Користувача;
- особи, чиї дані містяться у зображеннях, переданих на розпізнавання;
- особи, залучені до Зовнішнього підписання;
- особи, які заповнюють шаблон за посиланням без реєстрації.
1.2. Категорії персональних даних
| Категорія | Склад |
|---|---|
| Ідентифікаційні | прізвище, ім'я, по батькові; дата народження |
| Податкові й реєстраційні | РНОКПП, код ЄДРПОУ, реєстраційні дані суб'єкта господарювання |
| Документи, що посвідчують особу | серія, номер, орган і дата видачі, строк дії — у складі документа або розпізнані із зображення |
| Контактні | адреса електронної пошти, номер телефону, поштова адреса |
| Дані про майно й правочин | реквізити транспортних засобів і нерухомості, суми, банківські реквізити, строки, предмет договору |
| Дані сертифіката підпису | ідентифікатор сертифіката, надавач, статус, час підписання, електронна позначка часу |
| Зображення | фотографії або скани паперових документів, надані Володільцем |
| Журнал подій документа | ідентифікатор особи, дата, час і тип дії з документом |
| Довільний зміст | будь-які персональні дані, які Володілець самостійно вносить до Документа Користувача |
1.3. Особливі категорії даних
Обробка особливих категорій персональних даних (стаття 7 Закону) метою Сервісу не є.
Окремо про зображення документів, що посвідчують особу. Розпізнавання витягує із зображення виключно текстові реквізити. Розпорядник не здійснює біометричної обробки: не виділяє біометричних шаблонів, не порівнює зображень облич і не здійснює спеціальної технічної обробки, яка дозволяла б однозначно ідентифікувати особу за її фізичними ознаками. Тому Сторони виходять із того, що обробка зображення в межах цієї функції не є обробкою біометричних даних.
Розпорядник з технічного боку: обробляє зображення для виконання конкретного запиту; не зберігає його як окремий об'єкт після завершення операції, якщо Володілець не долучив його до документа; надає Володільцеві можливість завантажити обрізане або частково закрите зображення, якщо потрібні лише текстові реквізити.
Обов'язок мати правову підставу на передавання Розпорядникові зображення документа іншої особи покладається на Володільця (підпункт 12.2.3-1 Угоди).
Інші особливі категорії. Обробка даних про стан здоров'я, статеве життя, расове чи етнічне походження, політичні, релігійні й світоглядні переконання, членство в партіях і профспілках, генетичних даних і даних про притягнення до відповідальності метою Сервісу не є.
Володілець поінформований, що Сервіс є універсальним інструментом документообігу й технічно не перешкоджає завантаженню документів будь-якого змісту. Якщо Володілець завантажує документи, що містять такі дані, він:
- робить це на власний ризик і під власну відповідальність;
- зобов'язаний мати належну правову підставу, передбачену частиною другою статті 7 Закону;
- не повинен застосовувати до таких документів Функції ШІ, що виконуються зовнішнім каналом, без окремої підстави за статтею 7 і частиною четвертою статті 29 Закону (пункт 6.8.4 Умов використання).
Професійні таємниці. Володілець зобов'язаний не передавати до зовнішнього каналу відомостей, що становлять охоронювану законом професійну таємницю — адвокатську, нотаріальну, банківську, лікарську, — без окремої правової підстави (пункт 6.8.5 Умов використання).
1.4. Операції обробки — основний контур (Україна)
| Операція | Що обробляється | Де | Зберігання |
|---|---|---|---|
| Завантаження й зберігання документа | вміст документа | Україна | до видалення Володільцем або до припинення (розділ 11) |
| Онлайн-редагування (docx, xlsx, pptx) | вміст документа | Україна | разом із документом |
| Конвертація у PDF | вміст документа | Україна | разом із документом |
| Накладання електронного підпису | геш і дані документа; особистий ключ і пароль обробляються у браузері й на сервери не передаються | пристрій користувача + Україна | підпис — разом із документом |
| Перевірка підпису, OCSP / CRL / TSP | геш-значення, серійні номери й ідентифікатори сертифікатів | Україна | результат — у складі документа |
| Обмін із Контрагентом, Зовнішнє підписання | вміст документа, контактні дані адресата | Україна | разом із документом |
| Архів, теки, повнотекстовий пошук | вміст документа й метадані | Україна | разом із документом |
| Журнал подій документа | ідентифікатор особи, дата, час, тип дії | Україна | разом із документом |
| Вивантаження (експорт) | вміст документа, підписи, журнал | Україна | — |
1.5. Операції обробки — Функції ШІ
| Функція | Що передається | Канал | Зберігання у надавача |
|---|---|---|---|
| Створення документа за описом | текст запиту, вкладені файли та зображення | зовнішній | не зберігається понад строк формування відповіді та короткострокового контролю зловживань |
| Створення на основі інших документів | вміст обраних документів | зовнішній | те саме |
| Розпізнавання даних із зображень | зображення документа, зокрема того, що посвідчує особу | зовнішній | те саме |
| Аналіз змісту й ризиків («Суть документа») | вміст документа | зовнішній | те саме |
| Редагування за текстовою командою | фрагмент або весь документ і текст команди | зовнішній | те саме |
| Знеособлення в шаблон, автозаповнення | вміст документа | зовнішній або внутрішній, залежно від складності документа; якщо для Володільця критично, щоб зміст не залишав Україну, функцію слід вважати зовнішньою | те саме |
| Допоміжні операції обробки тексту й індексації | вміст документа | внутрішній (Україна) | у межах Сервісу |
Ключове: усі операції зовнішнього каналу виконуються лише за прямою дією Володільця. Без виклику Функції ШІ зміст документів за межі України не передається.
1.6. Строки
| Що | Строк |
|---|---|
| Документи Користувача та їх метадані | до видалення Володільцем; після припинення — 90 днів на вивантаження, далі знищення |
| Журнал подій документа | разом із документом |
| Зображення, передані на розпізнавання | не зберігаються як окремий об'єкт після завершення операції, якщо Володілець не долучив їх до документа |
| Дані, передані зовнішньому надавачу ШІ | не зберігаються понад строк формування відповіді та короткострокового контролю зловживань |
| Технічні журнали безпеки (поза предметом Угоди) | 90 днів |
| Резервні копії | до перезапису за встановленим циклом |
Додаток 2. Технічні та організаційні заходи безпеки
2.1. Архітектурні та криптографічні заходи
- Передавання даних виключно каналом TLS.
- Виконання криптографічних операцій з особистим ключем у браузері користувача; особистий ключ і пароль на сервери не передаються — це стосується і особистого підпису, і електронної печатки Компанії.
- Шифрування чутливих даних у сховищі.
- Шифрування резервних копій у стані спокою.
- Підтримка національних стандартів ДСТУ 4145-2002 та міжнародних алгоритмів (ECDSA, RSA); формати CAdES-BES та CAdES-T, мультипідпис.
- Перевірка ланцюжка сертифікатів, статусу відкликання (OCSP, CRL) та електронних позначок часу.
- Незмінюваний журнал подій документа.
- Формати підпису із підтримкою довгострокової валідації (рівні LT/LTA або еквівалент) для документів, що зберігаються в архіві, з вкладенням ланцюжка сертифікатів, даних про статус відкликання та електронних позначок часу — обсяг, достатній для перевірки підпису відповідно до статті 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV.
- Локальне зберігання чернеток. Незбережені зміни документа тимчасово зберігаються в локальному сховищі браузера Користувача. Ці дані перебувають на пристрої Користувача, а не в Розпорядника; вони очищуються після збереження або закриття документа. Розмежування доступу до пристрою забезпечує Володілець. Детально — у Політиці використання cookie.
2.2. Контроль доступу
- Двофакторна автентифікація (TOTP) для Облікових записів.
- Розмежування доступу за ролями всередині Компанії.
- Доступ працівників Розпорядника за принципом мінімально необхідних прав.
- Журналювання кожного випадку доступу працівника до змісту Документа Користувача.
- Автоматичне обмеження доступу за підозри на компрометацію даних доступу.
2.3. Заходи щодо Функцій ШІ
- Виклик зовнішнього каналу лише за прямою дією Володільця.
- Договірна заборона надавачам використовувати передані дані для навчання моделей.
- Договірне обмеження строку зберігання вмісту запитів у надавача.
- Передавання лише того обсягу змісту, який потрібен для виконання конкретної операції.
- Відсутність передавання відомостей про Обліковий запис разом із вмістом документа.
2.4. Організаційні заходи
- Письмові зобов'язання працівників і підрядників про нерозголошення, чинні після припинення відносин (стаття 10 Закону).
- Внутрішній порядок реагування на інциденти з визначеними ролями та строками.
- Приймання й опрацювання повідомлень про вразливості на security@eobig.com.
- Періодична оцінка ефективності заходів — не рідше одного разу на 12 місяців.
- План відновлення роботи після збою з визначеними цільовими показниками.
- Регулярне резервне копіювання з контролем доступу до копій.
- Регулярне оновлення програмних компонентів і залежностей.
- Оцінка суброзпорядника до залучення.
- Внутрішні процедури побудовано з урахуванням Типового порядку обробки персональних даних (наказ Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини від 8 січня 2014 року № 1/02-14).
Додаток 3. Перелік суброзпорядників
Станом на 5 серпня 2026 року
3.1. Інфраструктура
| Суброзпорядник | Функція | Дані | Держава |
|---|---|---|---|
| Постачальник послуг з розміщення серверної інфраструктури (центр обробки даних) | розміщення серверів, бази даних, архіву та резервних копій | усі дані, що обробляються Сервісом | Україна |
| Надавачі електронних довірчих послуг, внесені до Довірчого списку (TSP, OCSP, CRL) | електронні позначки часу, перевірка статусу сертифікатів | геш-значення, серійні номери й ідентифікатори сертифікатів | Україна |
| Постачальник сервісу надсилання електронної пошти | сервісні листи, запрошення, посилання на Зовнішнє підписання | адреса електронної пошти, зміст сервісного повідомлення | Україна |
3.2. Надавачі послуг штучного інтелекту
| Суброзпорядник | Функція | Дані | Держава | Механізм передачі |
|---|---|---|---|---|
| Надавач послуг великих мовних і мультимодальних моделей — зовнішній канал Функцій ШІ | генерація документів, розпізнавання текстових реквізитів із зображень, аналіз змісту й ризиків, редагування за командою | зміст документів і зображень, переданих Володільцем на обробку | Сполучені Штати Америки та/або держави ЄЕЗ — залежно від конкретного надавача; уточнюється у відповіді на запит за пунктом 3.2.1 | для держав ЄЕЗ і сторін Конвенції ETS № 108 — частина друга статті 29 Закону; для США та інших держав — частина четверта статті 29: однозначна згода суб'єкта, наявність якої підтверджує Володілець у порядку пункту 10.3.4. Додатково: стандартні договірні положення, заборона навчання моделей, обмежений строк зберігання, заборона подальшого передавання |
3.2.1. Розкриття найменувань. Найменування конкретних надавачів послуг штучного інтелекту та держава обробки надаються Володільцеві на письмовий запит на legal@eobig.com протягом 10 робочих днів, а також розкриваються в інтерфейсі Сервісу перед першим викликом Функції ШІ. Розпорядник не оприлюднює повного технічного стеку публічно, проте забезпечує Володільцеві можливість дізнатися склад надавачів до початку використання Функцій ШІ й реалізувати право заперечення за пунктом 6.5.
Володілець має повний контроль над залученням цієї категорії суброзпорядників: не використовуючи Функції ШІ, він виключає передавання їм будь-яких даних (пункт 6.6).
3.3. Поза предметом цієї Угоди
LiqPay / АТ КБ «ПриватБанк» обробляє платіжні дані Володільця, а не персональні дані третіх осіб із його документів; щодо цієї обробки ТОВ «електронний Обіг» діє як самостійний володілець. Опис — у Політиці конфіденційності.
3.4. Актуальність
Актуальний перелік розміщується за адресою https://eobig.com/dpa. Володільці, які бажають отримувати повідомлення про зміни, надсилають запит на legal@eobig.com.
Реквізити та контакти Розпорядника
ТОВ «ЕЛЕКТРОННИЙ ОБІГ», ЄДРПОУ 46191111
Україна, 04077, місто Київ, вулиця Дніпроводська, будинок 1а, офіс 1
| Питання | Адреса |
|---|---|
| Ця Угода, заперечення щодо суброзпорядників, аудит | legal@eobig.com |
| Персональні дані, звернення суб'єктів | privacy@eobig.com |
| Повідомлення про вразливості | security@eobig.com |
Пов'язані документи
Редакція від 5 серпня 2026 року.